Rola trenera wewnętrznego w Euro24   

Praca w dziale dyspozycji w firmie transportowej to z pewnością ciekawe, ale też nie łatwe zadanie, szczególnie dla osoby, która dopiero się wdraża. Do nauczenia się jest naprawdę wiele – od obsługi klienta (a do każdego podchodzimy indywidualnie), przez stałą i skrupulatną kontrolę zleceń, do pomagania kierowcom z trudnościami, na które mogą się natknąć w codziennej pracy.  

Aby usprawnić proces wdrażania nowych pracowników w Euro24 powstała funkcja trenera wewnętrznego w dziale monitoringu, którą mam przyjemność pełnić, obok podstawowych obowiązków dyspozytora. W poniższym artykule chciałbym przedstawić po krótce najważniejsze funkcje oraz zadania tej roli. 

Pomocnik na wagę złota 

Ilość wiedzy, jaka uderza w nowego pracownika potrafi być przytłaczająca, dlatego jako trener wewnętrzny szukam sposobów na ułatwienie procesu wdrożenia. 

Pomimo szalonej dynamiki branży transportowej, są pewne rzeczy, które stale się powtarzają. Jako opiekun nowych pracowników, zbieram je “do kupy” i przelewam na papier (najczęściej wirtualny), tworząc w ten sposób materiały szkoleniowe. W tzw. pomocnikach można znaleźć dużą dawkę wiedzy na tematy, z którymi zmagamy się na co dzień, ale też przydatne informacje – jak np. kontakty do klientów, współpracowników, czasy tranzytu na poszczególne trasy oraz ich opisy, poradniki odnośnie odpraw celnych, jak i współrzędne załadunków, rozładunków oraz miejsc, do których kierowcy często mają problem trafić. 

Oczywiście każdy tego typu “pomocnik” ma swoją datę ważności i niektóre informacje z czasem się dezaktualizują lub wymagają update’u, dlatego musi być aktualizowany oraz uzupełniany na bieżąco, zgodnie z trendami. 

Pozytywny feedback pracowników działu monitoringu, dotyczący zwiększenia efektywności pracy dzięki wprowadzonym “przewodnikom”, utwierdza mnie w przekonaniu o skuteczności tego typu kompendium wiedzy. 

Grunt to dobry plan, czyli szkolenia usystematyzowane. 

Odpowiedni plan szkolenia to podstawa przy wdrażaniu nowego pracownika. Dokładne oraz przemyślane wprowadzenie jest kluczem do dalszych sukcesów, dlatego staram się dostosować intensywność szkolenia do danej osoby. Przede wszystkim ważne jest już na początku ustalenie wspólnych celów, do których dążymy jak i nakreślenie nowicjuszom jak będzie wyglądał cały proces. 

Osoba, która wie, czym będzie się zajmować w danym tygodniu, może się odpowiednio przygotować, ograniczyć stres, oraz lepiej skupić na bieżących zadaniach z danego obszaru. Uporządkowane szkolenie wpływa również na szybkość przyswajania wiedzy, ponieważ pracownik wie, na czym powinien skupić się na danym etapie, a na co przyjdzie czas później.
Każdy człowiek jest inny, więc i przebieg treningu jest różny. Niektóre osoby wolą od początku rozwiązywać zadania jak najbardziej samodzielnie, inni przez cały proces są ostrożni i potrzebują wsparcia przy podejmowaniu trudniejszych decyzji. Do każdego pracownika należy podchodzić więc indywidualnie i pomimo, że wszyscy szkoleni są według pewnego schematu, jest on odpowiednio do nich dostosowywany.

Poznawaj, ćwicz, usprawniaj, powtarzaj. 

Dyspozycję mógłbym porównać do żywego organizmu, w którym każdy dyspozytor to pojedyncza komórka, a całość działa jak należy, tylko, gdy wszystkie elementy są „zdrowe”.
Wzajemna motywacja, pomaganie sobie oraz przede wszystkim nieustanna komunikacja to główne filary zespołu, jest to nieodłączna część naszej pracy i coś, co powinno wejść w nawyk każdemu pracownikowi dyspozycji. Niestety, nawet najmniejszy błąd lub nieprzekazana dalej informacja może zaważyć o tym, że dany transport nie zostanie odpowiednio wykonany, co oczywiście wpływa na dalszą współpracę z danym klientem. 

Nikt nie jest nieomylny, błędy zdarzają się każdemu, w każdej dziedzinie, niezależnie od długości stażu pracy czy doświadczenia, a zasada – “człowiek uczy się na błędach” jest jak najbardziej czymś normalnym na stanowisku dyspozytora. Uczymy się tutaj pracy zarówno na potknięciach swoich własnych, jak i współpracowników.   

Jednym z moich zadań jest więc także wyłapywanie i analiza nieprawidłowości oraz wdrażanie planów naprawczych. Każdy błąd należy przeanalizować oraz ustalić, czy był on wynikiem niedoboru wiedzy na dany temat, nieprawidłowej interpretacji zdarzenia, rozkojarzenia, czy zaważyło jeszcze coś innego.   

Jednorazowa pomyłka może zdarzyć się każdemu, jednak, gdy błąd się powtarza, należy odpowiednio zareagować, porozmawiać, może coś wyjaśnić na nowo, sprawić, by osoba czuła się pewnie w tym co robi. 

 Efektywne, uporządkowane oraz przemyślane szkolenie nowego pracownika przekłada się na jego szybsze wdrożenie i samodzielność w wykonywaniu swoich zadań, a kultura feedbacku zmniejsza ryzyko popełnienia błędów. Proces szkolenia wcale nie musi być żmudny, a dzięki odpowiednio ułożonej ścieżce rozwoju, pracownicy mają okazję do dokładnego oraz bezstresowego zapoznania się z każdym zagadnieniem.